Ik scrum tegenwoordig bij kwaliteitsverbeterprojecten en dat bevalt goed. Door de kortcyclische manier van werken en het opdelen van het werkpakket in kleine partjes gaat de snelheid omhoog en is de beheersing van het traject beter. Scrum komt uit de software ontwikkeling, waar het aan het eind van de vorige eeuw door Jeff Sutherland, samen met Ken Schwaber, is ‘ontwikkeld’.Ik scrum tegenwoordig bij kwaliteitsverbeterprojecten en dat bevalt goed. Door de kortcyclische manier van werken en het opdelen van het werkpakket in kleine partjes gaat de snelheid omhoog en is de beheersing van het traject beter. Scrum komt uit de software ontwikkeling, waar het aan het eind van de vorige eeuw door Jeff Sutherland, samen met Ken Schwaber, is ‘ontwikkeld’.Het is eigenlijk een lean uitvoering van een projectmanagement, waarbij de flow wordt gecreëerd door de uitvoering van de verschillende werkpakketjes en de snelle PDCA cyclus wordt gerealiseerd door hoog frequent bij elkaar te komen in de zogenaamde sprintbijeenkomsten.
Hoe werkt het?
Als er een opdracht is iets te ontwikkelen of (zoals in mijn praktijk) een verbetering door te voeren, wordt met het team besproken wat er nu daadwerkelijk bereikt moet worden. Dat wordt met de klanten-opdrachtgevers besproken om zo tot consensus te komen. Met het team wordt het totale werkpakket doorgesproken en onderverdeeld in kleine stapjes. Die stapjes worden geordend naar de hoeveelheid werkcapaciteit dat dat zal vragen. Deze werkpakketjes worden allemaal op kaartjes geschreven. Samen vormen ze de backlog aan werk en de eigenaar van de backlog is de opdrachtgever, die kan in de loop van de tijd bepalen wat de eerstvolgende belangrijke stap zal zijn in het traject.
Daarna wordt van ieder kaartje de werkzwaarte zo goed mogelijk ingeschat, bijvoorbeeld door ze onderling te vergelijken en te rangordenen. Aan deze werkpakketjes worden dan cijfers toegekend die de (onderlinge) zwaarte weergeven. Jeff Sutherland gebruik in zijn boek een reeks van Fibonacci om deze zwaartes te wegen. Die rij gaat volgens 1, 2, 3, 5, 8, 13, … Tellen we de scores bij elkaar dan hebben we het totaal van het werkpakket.
Tijdens de eerste bijeenkomst bepaalt de opdrachtgever in overleg met het team wat het eerste is dat zal worden uitgevoerd. Dat is een hoeveelheid werk dat past in een korte tijdsperiode, enkele weken tot (in mijn geval) een week. Een dergelijke hoeveelheid werk noemen we een sprint. Het werk wordt uitgevoerd en na afloop van de periode laat de uitvoerder zien wat het in de sprint heeft bereikt en krijgt hij ook direct terugkoppeling van de eigenaar. Daar zit al een sterk element, de snelle terugkoppeling zorgt ervoor dat het proces continu ‘on track’ blijft. Er wordt dus niet na lange tijd iets opgeleverd waarvan de opdrachtgever zegt “dat had ik niet bedoeld”.Als je het werk uitvoert met een team, dan wordt de spint natuurlijk gevormd door het werk dat het totale team kan doen binnen de gekozen sprintperiode en rapporteren ook het team hun bevindingen.
Het totale proces wordt bewaakt door de daily-stand-up, een korte bijeenkomst op zeer regelmatige basis (dagelijks?) waarin de teamleden kort bij elkaar komen om te bespreken wat er de afgelopen tijd is gebeurd, wat er de komende tijd gaat gebeuren. Obstakels die daar worden voorzien worden door de Scrum-master zoveel mogelijk uit de weg geruimd om het team de gelegenheid te geven te presteren.Die scrum-master heeft dus een coördinerende rol met vooral de functie van de Haarlemmer Olie.
Een essentieel onderdeel van de werkwijze is het Scrum-bord, waar alle kaartjes op hangen en waar de ontwikkeling duidelijk is te zien. Dit scrum-bord bestaat uit vijf kolommen stories, de omschrijvingen van wat allemaal moet worden bereikt (of verbeterd)` de uit te voeren taken binnen de backlog de taken die nu in de sprint worden uitgevoerd de uitgevoerde taken waar de werkzaamheid nog moet worden gevalideerd de uitgevoerd en gevalideerde taken (afgehandeld)
Bij dat bord vinden ook de daily-stand-ups plaats. De overgang backlog naar sprint bepaalt de eigenaar, de overgang van validatie naar afgehandeld ook. Op internet vind je daar veel varianten van. Naar het mij lijkt geldt ook hier KISS (keep it stupidly simple).
