Na een serie artikelen over instrumenten voor kwaliteitsmanagement van meer kwalitatieve aard, gaat Arend Oosterhoorn de komende tijd aandacht besteden aan kwantitatieve methoden. In dit artikel een inleiding op het gebruik van data.

Het vastleggen van standaard werkwijzen is een veelvoorkomend thema. Deze standaarden vertegenwoordigen de ‘best practices’ van dit moment en zijn de basis voor het verbeterproces. Een manier om deze standaarden vast te leggen is door het totaal op te splitsen in afzonderlijke handelingen en deze weer te geven in Eén-Punts-Lessen (EPL).

In sommige organisaties vraag je je af waar er nu precies wordt gewerkt. Overal ligt wel iets. Dat is zeker niet alleen zo in productieomgevingen. Vooral kantoren hebben een overdaad aan mappen, boeken, tijdschriften, stapels papier, proef- producten, verouderde mededelingen op de borden, enzovoort. Technische diensten kunnen er ook wat van, zij kunnen namelijk alles nog wel een keer gebruiken, dus waarom zou je het weggooien.

De Paynter Chart is een grafische weergave van de ontwikkeling van fouten, storingen, valincidenten, afgekeurde elementen en dergelijke. Eigenlijk van al die dingen die we via kwaliteitsmanagement willen verbeteren.

Recentelijk kwam ik een interessante auditmanier op het spoor: kamishibai audits. Het woord is afgeleid van het Japanse begrip voor toneel, voorstelling met plaatjes. ‘Kami’ staat voor papier en ‘shibai’ voor drama of toneel. Het is een visuele methode voor auditen.

Als je veel associeert, en dat komt nogal eens voor binnen het kwaliteitsvak, kan de mindmap helpen bij het vastleggen van al deze gedachtespinsels. Denk maar aan het oplossen van problemen, voorbereiden van presentaties, vormgeven van projecten, aantekeningen maken tijdens een conferentie. Bij dit soort activiteiten spelen veel zaken een rol die met de mindmap gestructureerd worden.

Een Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) is een zeer gestructureerde werk- wijze voor het inventariseren van risico’s. Omdat het verschillende aspecten kwantificeert, wordt ook een rangorde aangebracht in de risico’s. Het is een methode die wordt uitgevoerd door een groep waarin diverse disciplines vertegenwoordigd zijn. Juist de multidisciplinariteit maakt het een waardevolle bij- eenkomst. Het maken van de FMEA is belangrijker dan het hebben van een FMEA.

Verbeteren op de werkvloer ....

De ‘structuurboom’ is een algemene, krachtige methodiek. Of het een of officiële benaming is weet ik niet, maar de naam komt wel overeen met wat het doet en hoe het eruit ziet. De methode wordt ongetwijfeld vaak onbewust toegepast. Toch wil er graag aandacht aan besteden omdat er in de praktijk nog veel meer nuttige toepassingen zijn. De vraag die met de structuurboom vooral wordt beantwoord is: ‘Wat bedoelen we precies met ...?’

Sinds lean populair is in veel organisaties, worden er ook veel Value Stream Maps gemaakt. Deze manier van procesbeschrijven is zeer geschikt om een totaaloverzicht te krijgen van een proces, waarbij ook de verschillende para­ meters van iedere bewerkingsstap worden weergegeven. Deze manier van het beschrijven van het proces vindt zijn oorsprong in de productindustrie. De symbo­len en parameters zijn daarop afgestemd. In navolgende bijdragen ga ik daar verder op in, maar nu wil ik een methode laten zien die dezelfde werking heeft en geschikt is voor dienstverleningsprocessen en administratieve processen.